Handleiding werkbonnen
Handleiding voor zorgmedewerkers
In deze handleiding leest u stap voor stap hoe u een werkbon aanmaakt, uren en kilometers invult, laat ondertekenen en indient. Na indienen hoeft u niets meer te doen: de administratie neemt het over.
Wat is een werkbon?
De werkbon is uw digitale urenstaat bij Helping Hands. Per cliënt en per maand vult u in hoeveel uur u heeft gewerkt, of het om normale uren, late uren of vroege uren gaat, en hoeveel kilometer u heeft gereden. De cliënt en u zetten allebei een handtekening. Daarna dient u de werkbon in bij de administratie.
U werkt altijd via de website, op de pagina Werkbon. U hoeft WordPress-beheer niet te gebruiken. Alles wat u nodig heeft, staat op één plek: aanmaken, invullen, opslaan, indienen en printen.
Inloggen
Ga naar de werkbon-pagina
Open in uw browser de werkbon-pagina van Helping Hands. Zonder inloggen ziet u een inlogformulier.
Vul uw gegevens in
Gebruik de gebruikersnaam (of het e-mailadres) en het wachtwoord dat u van de administratie heeft gekregen.
U komt op uw overzicht
Na een geslaagde login ziet u het scherm Nieuwe werkbon starten en daaronder Mijn werkbonnen.
Kunt u niet inloggen? Vraag de administratie om uw account te controleren. U heeft de rol Medewerker nodig. Deel uw wachtwoord nooit met anderen. Deze handleiding kunt u ook lezen zonder in te loggen.
Uw overzicht: Mijn werkbonnen
Op het overzicht ziet u de werkbonnen die u zelf heeft aangemaakt. Werkbonnen van collega’s ziet u niet. Per regel staan Aangemaakt (wanneer u de werkbon hebt gemaakt), Periode (de maand van de uren), de naam van de cliënt, de status in kleur en de knop Openen.
Wat u kunt doen
- Een nieuwe werkbon starten voor een maand
- Een bestaande werkbon openen om verder te vullen
- De status van elke werkbon in één oogopslag zien
Wat u niet ziet
- Werkbonnen van andere medewerkers
- Goedkeuren, ontgrendelen of verwijderen (dat doet de beheerder)
- Instellingen of e-mailnotificaties
Het overzicht toont uw laatste 24 werkbonnen. Heeft u een oudere werkbon nodig, vraag dan de administratie om die voor u te openen of te printen.
Een nieuwe werkbon starten
Maak voor elke cliënt en elke kalendermaand een aparte werkbon. Werkt u in maart bij twee cliënten? Dan maakt u twee werkbonnen aan, allebei voor maart.
Kies de maand
Bij Maand kiest u de maand waarop de uren betrekking hebben. Standaard staat de huidige maand geselecteerd.
Controleer het jaar
Het jaar is vooraf ingevuld. Pas dit alleen aan als u een werkbon over een vorig jaar maakt.
Klik op Aanmaken
De knop toont kort Bezig…. Daarna opent de werkbon. Uw naam staat al bij werknemer; de datums van de maand zijn al ingevuld.
Maak de werkbon bij voorkeur aan het begin van de maand of zodra u voor het eerst bij de cliënt werkt. U kunt tussentijds opslaan en later verder gaan.
De werkbon invullen
Bovenaan de werkbon staan de gegevens van de periode, de cliënt en uzelf. Vul die eerst in, daarna de uren per dag.
Kopgegevens
| Veld | Wat u invult |
|---|---|
| Maand | De maand van de urenstaat. Dit kunt u hier nog aanpassen als u per ongeluk de verkeerde maand koos. |
| Jaar | Het jaartal van de urenstaat. Als u maand of jaar wijzigt, past de urentabel zich vanzelf aan. |
Een factuurnummer vult de administratie in, niet u.
Cliënt
- Naam cliënt — volledige naam, zoals bekend bij Helping Hands.
- Woonplaats cliënt — de woonplaats van de cliënt.
- E-mail cliënt — verplicht bij indienen. De cliënt ontvangt daar een pdf van de werkbon om de uren te controleren.
- Handtekening cliënt — de cliënt (of diens vertegenwoordiger) tekent aan het einde van de maand in het vak.
Werknemer
- Naam werknemer — uw eigen naam, meestal al ingevuld vanuit uw account.
- Functie werknemer — bijvoorbeeld begeleider, verzorgende of huishoudelijke hulp.
- Handtekening werknemer — teken zelf in het vak, voordat u indient.
Uren, toeslagen en kilometers
De tabel toont alleen de dagen die in de gekozen maand bestaan. Februari heeft dus geen 30 of 31. Vul alleen de dagen in waarop u daadwerkelijk heeft gewerkt. Lege rijen mag u laten staan.
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| dag | Het dagnummer in de maand. |
| datum | Wordt automatisch ingevuld bij de gekozen maand. U hoeft hier niets te kiezen. |
| 07:00–18:00 normaal | Uren overdag. Bijvoorbeeld 8 of 3,5. Een komma of een punt mag allebei. Maximaal 11 uur per dag. |
| 18:00–24:00 uren laat | Uren in de avond. Maximaal 6 uur per dag. |
| 24:00–07:00 uren vroeg | Uren in de nacht of vroege ochtend. Maximaal 7 uur per dag. |
| zaterdag / zondag | Wordt automatisch aangevinkt. Weekendrijen kleuren oranje. U hoeft dit niet zelf te doen. Onderaan deze kolom staat de som van de uren op zaterdag en zondag. Werkt iemand om de week 5 uur in het weekend, dan staat daar 10. Het is niet het aantal weekenddagen. |
| feestdag doordeweeks | Vink aan als het een feestdag op maandag tot en met vrijdag is. Op zaterdag en zondag staat dit vinkje uit. Onderaan staat de som van de uren op die dagen. |
| feestdag in weekend | Vink aan als het een feestdag is die op zaterdag of zondag valt. Op maandag tot en met vrijdag staat dit vinkje uit. Onderaan staat de som van de uren op die dagen. |
| totaal | Wordt automatisch berekend: normaal + laat + vroeg. U kunt dit veld niet zelf wijzigen. |
| km woon-werk | Kilometers van huis naar de cliënt en terug, als dat van toepassing is. |
| km zakelijk | Overige zakelijke kilometers, bijvoorbeeld naar een afspraak of apotheek. |
Onderaan de tabel staan de totalen per kolom. Bij de uren, de kilometers, zaterdag/zondag en beide feestdagkolommen is dat de som van de uren op die dagen. Die worden automatisch bijgewerkt terwijl u typt. De knoppen Opslaan, Indienen en Print blijven bovenaan in beeld terwijl u scrollt. Controleer de totalen voordat u indient.
Handtekeningen zetten
Bij cliënt en werknemer staat een tekenvak. Zet de handtekening met de muis of met een vinger op een tablet of telefoon. Met Wissen maakt u het vak leeg en tekent u opnieuw.
- Vraag de cliënt (of wettelijk vertegenwoordiger) om zelf te tekenen.
- Zet uw eigen handtekening pas als de urenstaat compleet en gecontroleerd is.
- Zonder beide handtekeningen kunt u niet indienen. Het systeem houdt u daarvoor tegen.
- Stond er op een oudere werkbon nog een getypte naam, dan blijft die geldig tot u in het vak tekent of op Wissen klikt.
Opslaan en indienen
Opslaan
De werkbon slaat automatisch op, ongeveer 1,5 seconde nadat u iets wijzigt. Rechtsboven ziet u de status: Wijzigingen…, daarna Opslaan… en tot slot Opgeslagen. U kunt ook zelf op Opslaan klikken.
Opslaan vergrendelt niets. U kunt de werkbon later gewoon weer openen en aanpassen.
Indienen
Klaar? Klik op Indienen. Het systeem slaat eerst op en controleert of de cliënt, het e-mailadres van de cliënt, uw naam, minstens één dag met uren en beide handtekeningen zijn ingevuld.
Daarna vraagt het om bevestiging. Na indienen is de werkbon vergrendeld. Bovenin ziet u een melding dat u niets meer kunt wijzigen. De administratie ontvangt een e-mail. De cliënt ontvangt een pdf van de werkbon.
Na indienen kunt u zelf niets meer wijzigen. Zit er een fout in? Neem contact op met de administratie. Zij kunnen de werkbon ontgrendelen zodat u kunt corrigeren.
Heeft u voor dezelfde cliënt in dezelfde maand al een werkbon? Dan waarschuwt het systeem bij het indienen. Ga alleen door als dat bewust is.
Checklist vóór indienen
- Maand en jaar kloppen
- Naam, woonplaats en e-mailadres van de cliënt zijn ingevuld
- Notities zijn ingevuld als u iets wilt toelichten, bijvoorbeeld welke dagen voor een ondersteuningsplan zijn gebruikt
- Uw naam en functie zijn ingevuld
- Alle gewerkte dagen hebben uren (en zo nodig kilometers)
- Feestdagen zijn aangevinkt waar dat hoort (weekenden gaan vanzelf)
- De totalen onderaan kloppen met uw eigen administratie
- Beide handtekeningen staan erop
Statussen: waar staat mijn werkbon?
Een nieuwe werkbon begint meteen als Concept. Na indienen ziet u een oranje balk met de uitleg dat de werkbon vergrendeld is.
Printen of als pdf bewaren
Op elke werkbon staat de knop PDF opslaan. Die downloadt de werkbon als pdf-bestand. Uw browser vraagt waar u het bestand wilt neerzetten, zodat u het in een eigen map op de computer kunt bewaren. Na indienen start die download vanzelf. De knop blijft daarna beschikbaar.
De knop Print opent het afdrukvenster van uw browser. Kies daar een printer als u de werkbon op papier wilt.
Op papier verdwijnen de knoppen automatisch. De werkbon wordt in liggend formaat (landscape) afgedrukt, zodat de urentabel leesbaar blijft.
Printen en de pdf opslaan mag altijd, ook als de werkbon al is ingediend of goedgekeurd.
Tips en aandachtspunten
- Eén cliënt per werkbon. Meng nooit uren van meerdere cliënten op dezelfde werkbon.
- Vul regelmatig in. Wacht niet tot de laatste dag van de maand. Tussentijds opslaan voorkomt dat u uren vergeet.
- Telefoon en tablet. De tabel is breed. Draai het scherm horizontaal of schuif zijwaarts. De knoppen blijven bovenaan plakken terwijl u scrollt.
- Notities. Onder de tabel kunt u een toelichting schrijven, bijvoorbeeld: 1-11 heb ik gebruikt om een ondersteuningsplan te schrijven.
- Fout na indienen. U kunt de uren niet meer wijzigen. Vraag de administratie om te ontgrendelen.
- Internetverbinding. Wacht tot u Opgeslagen ziet voordat u het tabblad sluit.
Veelgestelde vragen
Ik zie de werkbon-pagina niet, alleen een inlogscherm.
U bent uitgelogd of uw sessie is verlopen. Log opnieuw in. Werkt dat niet, vraag dan een nieuw wachtwoord aan bij de administratie.
De knoppen Opslaan en Indienen zijn verdwenen.
De werkbon is vergrendeld omdat de status Ingediend of Goedgekeurd is. Bovenaan staat een oranje melding. U kunt nog wel bekijken, printen en de pdf opslaan. Voor een correctie heeft u de administratie nodig.
Ik heb de verkeerde maand gekozen.
Zolang de werkbon nog een concept is, wijzigt u maand en jaar bovenaan het formulier. De datums en weekenden passen zich vanzelf aan. Is de werkbon al ingediend, vraag dan de administratie om te ontgrendelen of een nieuwe werkbon te laten maken.
Het totaal klopt niet.
Het urentotaal telt de drie urenkolommen (normaal, laat, vroeg). Onder zaterdag/zondag en onder beide feestdagkolommen staat de som van de uren op die dagen, niet het aantal aangevinkte dagen. U mag decimalen met een komma of een punt invullen, bijvoorbeeld 2,5. Hoger dan het maximum per kolom (11, 6 en 7 uur) neemt het systeem niet aan.
Ik werk bij meerdere cliënten.
Maak per cliënt een eigen werkbon voor dezelfde maand. Op het overzicht herkent u ze aan de kolom Cliënt. Dient u per ongeluk twee keer dezelfde cliënt in dezelfde maand in, dan krijgt u een waarschuwing.
Indienen lukt niet.
Het systeem controleert of de cliëntnaam, het e-mailadres van de cliënt, uw naam, minstens één dag met uren en beide handtekeningen zijn ingevuld. Ontbreekt iets, dan krijgt u een lijst van wat nog moet.
Kan ik een werkbon verwijderen?
Nee. Alleen een beheerder kan een werkbon verwijderen. Zit er een fout in een ingediende werkbon, neem dan contact op met de administratie.
Wie keurt mijn werkbon goed?
Na indienen krijgt de administratie een melding. Zij controleren de gegevens en zetten de status op Goedgekeurd. U hoeft daarvoor niets extra’s te doen.